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Richieste in aumento e ufficio Booking in difficoltà? Come gestirle con WhatsApp dal CRM

Dal Messaggio alla Prenotazione: Come l’Alleanza Strategica tra WhatsApp e il CRM può migliorare l’operatività dell’ufficio booking e aumentare le vendite

Il trend ormai è noto: anno dopo anno le richieste di preventivo dei turisti stanno arrivando alle strutture all’aria aperta con sempre maggiore anticipo. Quest’anno in particolare, già a febbraio i numeri dei turisti che si stanno già muovendo e vogliono prenotare sono impressionanti. Non tutte le strutture però sono pronte e preparate ad affrontare questa nuova mole anticipata di domande. Il personale ancora non è a pieno servizio, quindi rallenta la risposta e si complica l’operatività, con la possibile conseguenza di perdita di prenotazioni: le persone non aspettano l’apertura degli uffici booking, chi è pronto e vuole prenotare lo fa nelle strutture da cui riceve una risposta tempestiva e completa.

Come migliorare le vendite del Camping Village con WhatsApp?

Quando il flusso di richieste verso il Camping Village supera la capacità di elaborazione delle prenotazioni, diventa indispensabile semplificare le operazioni dell’ufficio booking, evitando di perdere contatti preziosi.

A questo scopo l’utilità dell’App di messaggistica n°1 al mondo è innegabile. Occorre però saperla sfruttare nelle sue impostazioni business più avanzate e integrarla nel CRM, Customer Relationship Management, del camping.

Per una gestione più semplice e condivisa con tutto lo staff del campeggio o villaggio, è consigliabile integrare subito WhatsApp nel CRM della struttura, utilizzando un CRM che offre questa possibilità, come Mr PRENO. In questo modo da un unico pannello del CRM, tutti gli addetti al booking potranno monitorare le richieste pervenute, cliente per cliente, ed evaderle in maniera automatica e professionale.

Schermata di MR MESSAGE, funzione di Mr PRENO, il CRM con WhatsApp integrato

Come WhatsApp ha modificato le abitudini dei turisti

Negli ultimi anni, WhatsApp ha trasformato la dinamica delle comunicazioni, diventando uno dei canali preferiti anche per le interazioni che le persone hanno con le aziende. Il settore turistico non fa eccezione: molti clienti cercano informazioni, effettuano prenotazioni e richiedono preventivi tramite questa piattaforma.

Ma le novità, come sempre accade, non vengono accolte con entusiasmo da tutti. C’è sempre chi rimane inizialmente più scettico o non vuole rinunciare alla comodità di abitudini consolidate per tentare nuove strade.

Tra i Camping Village infatti esistono due approcci distinti: ci sono coloro che sfruttano da tempo le potenzialità di WhatsApp per migliorare la comunicazione con i clienti, evidenziando il proprio numero su tutti i canali di contatto col pubblico, e coloro che vedono l’App come un carico aggiuntivo da gestire, piuttosto che un’opportunità.


Perché sfruttare WhatsApp come canale aggiuntivo di comunicazione e di vendita coi clienti

Per comprendere appieno le potenzialità di WhatsApp nel contesto di un Camping Village, occorre prima avere chiari alcuni dati significativi sulla piattaforma (dati tratti dal report WeAreSocial):

  • 2 miliardi di utenti globali attuali, con un aumento costante
  • Nel 2023, WhatsApp è stata utilizzata per scambiare 100 miliardi di messaggi al giorno
  • In Italia, quasi il 90% degli utenti tra i 16 e i 64 anni utilizza questa piattaforma

Nella vita quotidiana le persone prendono in mano lo smartphone oltre 2.600 volte al giorno (fonte Dscount’s), e le notifiche di WhastApp sono generalmente le prime che vengono lette, prima delle mail e dei social, perché sono sicuramente personali, dirette e veloci da evadere.

In questo contesto, l’integrazione di WhatsApp nella comunicazione del Camping Village diventa una mossa strategica per incontrare le aspettative degli utenti moderni.

Come ottimizzare la comunicazione del Camping Village con WhatsApp?

In ogni fase del percorso di organizzazione della vacanza, dalla ricerca di informazioni alla prenotazione fino al post-soggiorno, è possibile agevolare, attraverso un uso intelligente dell’App, il lavoro dell’ufficio prenotazioni e migliorare la vendita di soggiorni e servizi della struttura.

Turisti in fase di richiesta informazioni

In questa prima fase nella relazione tra la struttura ricettiva e il turista, WhatsApp serve soprattutto per facilitare il primo contatto tra il potenziale cliente e la struttura. 

In questo delicato momento iniziale, WhatsApp può anche essere utilizzato per fornire informazioni ai potenziali clienti senza richiedere compilazioni di moduli e notificare la creazione di preventivi tramite WhatsApp in modo automatico e personalizzato, integrando WhatsApp nel CRM.

Mentre gli ospiti sono in struttura

Quando il turista arriva in struttura, l’app di messaggistica istantanea può essere utilizzata per inviare ai clienti un caloroso messaggio di benvenuto, che dimostra cura ed attenzione.

Nell’arco del soggiorno, è più facile raggiungere facilmente i clienti con un messaggio sul loro smartphone e proporre servizi aggiuntivi in cross-selling, o suggerimenti di esperienze per godersi al meglio la vacanza. Attraverso un contatto diretto è possibile anche gestire eventuali criticità in modo tempestivo evitando che si trasformino in brutte recensioni.

Una volta che i clienti sono tornati a casa

Una buona prassi, sempre più utilizzata, è quella di inviare messaggi di follow-up ai clienti per raccogliere feedback tramite questionari di soddisfazione personalizzati.

L’obiettivo è semplificare la comunicazione con i clienti senza appesantire lo staff. Grazie a strumenti come il CRM Mr PRENO, totalmente integrato con WhatsApp, oggi è possibile garantire un valido supporto allo staff e migliorare il rapporto con gli ospiti.

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