Chi gestisce un Camping Village è costantemente alla ricerca di nuovi modi per incrementare le vendite e fidelizzare i clienti. Tra le diverse strategie disponibili, il follow-up accurato sui preventivi inviati può rivelarsi una tattica vincente per aumentare le prenotazioni. Ma cos’è la strategia di follow-up o recall sui preventivi inviati?
In poche parole, questa attività consiste nell’invio di un messaggio di follow-up a un potenziale cliente che ha richiesto un preventivo per un soggiorno presso il Camping Village ma non ha ancora confermato la prenotazione. Questa strategia è importante perché molti potenziali clienti possono essere indecisi o semplicemente distratti, e un semplice promemoria potrebbe essere tutto ciò di cui hanno bisogno per confermare la prenotazione.
Perché è importante fare attività di recall sui preventivi inviati?
Per comprendere al meglio le potenzialità di questa strategia occorre fare un’analisi iniziale, partendo da questo dato: quanti preventivi sono stati inviati dal Camping Village dall’inizio dell’anno ad oggi? Ma soprattutto: quanti di questi preventivi si sono poi trasformati in una prenotazione?
Ogni struttura ricettiva conosce bene la differenza tra proposte inviate e proposte confermate e sa che è un numero importantissimo. Ogni anno ci sono centinaia se non migliaia di richieste a cui i Camping Village faticano a rispondere e altrettante richieste a cui viene inviato un preventivo che poi non viene confermato.
Ma che fine fanno quei preventivi che vengono inviati ogni giorno e non si trasformano in prenotazioni?
Tanti preventivi inviati vengono scartati dai potenziali clienti per le ragioni più svariate: alcuni non vengono nemmeno letti, altri ancora non vengono confermati perché il turista rimane indeciso. In quest’ultimo caso può bastare una piccola “spinta” verso il SI, che può avvenire solo sollecitando una risposta.
Ecco perché è importante prevedere una strategia di recall sui preventivi inviati: spesso basta davvero poco per convertire un preventivo in una prenotazione. Inviare un messaggio di memo a quel cliente e ricordargli che la sua offerta è ancora valida, dandogli magari delle motivazioni in più per confermare, spesso è sufficiente a convincerlo.
Ci sono molte ragioni per cui il recall sui preventivi inviati è importante per il successo di un Camping Village:
- Aumenta la probabilità di conversione: Inviare un promemoria a un potenziale cliente che ha richiesto un preventivo ma non ha ancora confermato la prenotazione, aumenta la probabilità che il cliente confermi la prenotazione. Questo può tradursi in un aumento delle vendite per la struttura.
- Fidelizza i clienti: Inviare un messaggio di follow-up a un potenziale cliente che ha già mostrato interesse per il Camping Village, gli dimostra che sei interessato alla sua esperienza di viaggio. Questo può aiutare a fidelizzare i clienti e aumentare la probabilità che tornino a prenotare in futuro.
Inoltre, dopo aver speso tanto impegno, tempo e budget in campagne pubblicitarie per intercettare i turisti e per preparare proposte di soggiorno personalizzate, non è ragionevole trascurare un cliente solo perché non conferma subito il preventivo che gli viene inviato. Probabilmente sta valutando altre possibilità, e a questo punto diventa fondamentale accertarsi che abbia letto la proposta che gli è arrivata, chiarire i suoi dubbi e ricordargli che l’offerta ha una scadenza!
Come fare il recall sui preventivi inviati?
Ci sono diverse strategie che si possono utilizzare per fare il recall sui preventivi inviati. Ecco alcune idee:
- Inviare un messaggio di follow-up personalizzato: Inviare un messaggio personalizzato al potenziale cliente, chiedendo se ha ancora bisogno di aiuto per prenotare il soggiorno e offrendo eventuali sconti o offerte speciali per convincerlo a prenotare.
- Inviare un’email di follow-up: Inviare un’email di follow-up al potenziale cliente, ricordandogli che gli è stato inviato un preventivo e chiedendogli se ha bisogno di ulteriori informazioni o di aiuto per prenotare il soggiorno.
- Fare un recall via telefono: Si tratta di una azione che richiede senz’altro più tempo, ma che ha anche un più alto tasso di conversione. Con un contatto telefonico è possibile comprendere e sciogliere i dubbi del turista. Qui l’esperienza diretta di chi lavora nel turismo da anni può fare la differenza, grazie al fattore umano che entra in gioco rendendo la comunicazione più personalizzata ed efficace.
Per mettere in pratica queste azioni in maniera facile e veloce, moltissime strutture ricettive si avvalgono di strumenti professionali come i CRM (sistemi di Customer Relationship Management). Gestire le proprie comunicazioni con i clienti con un CRM rende la comunicazione più professionale, immediata ed efficace. Con un CRM è infatti possibile impostare in modo semplicissimo degli automatismi per realizzare delle azioni di recall sui preventivi inviati.
Oltre alle automazioni, che semplificano e velocizzano il lavoro di chi lavora nell’ufficio booking di un camping Village, è utilissimo mettere in pratica anche delle specifiche azioni dirette: se ad esempio ci sono delle settimane che ancora stentano a riempirsi, con un CRM come il nostro Mr PRENO è possibile estrapolare tutti i preventivi inviati per le date di soggiorno selezionate e in pochi clic inviare un messaggio cumulativo a tutti questi clienti, invogliandoli a confermare la loro prenotazione.
Concludendo, di modi per fare recall sui preventivi inviati ce ne sono diversi, ogni Camping Village dovrà trovare quelli che meglio si adattano alle proprie esigenze. L’importante è darsi delle regole, stabilire prima della stagione la strategia che si vuole utilizzare e organizzarsi di conseguenza. Se attuata con metodo, una strategia di recall porta sicuramente ottimi risultati ai Camping Village.
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